「(株)ジャパンセル「海外のエージェントとのデータのやり取りに活用しています」」

機密情報共有クラウドサービス

VDR AOSデータルーム

壁に耳、㊙データにVDR

【AOSデータルーム 導入事例】株式会社ジャパンセル 「海外のエージェントとのデータのやり取りに活用しています」

図面などの機密文書は国内であれば、DVDなどの媒体でも共有が可能ですが、海外とのやり取りとなると現実的に不可能です。また図面には保管義務もあるので検索性も重要です。AOSデータルームを使って、効率的な図面管理をされている株式会社ジャパンセルにお話をお伺いしました。

創業37年のガラス加工業を軸に特殊なサーチライトを製造

Q.ジャパンセルの事業概要などを教えてください。
業務内容は製造業で、その中でもガラス加工業になります。光学用途で使われるガラスの部品を加工して、ほぼお客様のカスタムオーダーで作っています。創業は1982年なので37期目ですね。もう一つはセキュリティ関係の事業がありまして、立ち上げてから7年ほどの特殊サーチライトの製造です。これはプロ向けの製品で、警察・防衛省・消防・海外の警察関係向けに販売しています。

Q.AOSデータルームの利用はセキュリティ事業でしょうか？
はい、主にセキュリティ事業で使っていてアップロードしているデータは図面が多いですね。それ以外では商品の動画や取扱説明書です。出張先でプレゼンをする際にデータを持ち運ぶのは不安ですので、AOSデータルームに上げておいて必要な時にダウンロードしています。海外での展示会や打ち合わせに行くことがありますが、その時にUSBやDVDを使うのは困難な場面があります。セキュリティがしっかりしていて、データを共有できる仕組みを導入する必要性がありました。海外にエージェントもいますので、データのやり取りにも必須です。

データの管理に自信が持てるツールです

Q.社内サーバーにデータを置くこともあるのでしょうか？
今は置いてあるものはありますが、ゆくゆくはバックアップのみでサーバーは無くそうと思っています。OSのサポート終了などの手間もありますし、管理も大変です。

Q.AOSデータルームを導入される際の決め手はあったのでしょうか？
今までは無料のクラウドストレージを使っていて、情報漏えいのニュースなど見てどうにかしたいという意識はありました。タイミングよくAOSの営業の方とお話する機会があって、セキュリティに強いということで導入を決めました。東京都オリンピック・パラリンピック準備局に採用されたというのも大きかったです。ガラス加工は特殊なものが多く、得意先から図面のデータ共有の管理体制など、セキュリティに関する確認も多いので、こういったところにも導入されていますよ、と言えるのはとても助かります。

Q.導入はスムーズに進んだのでしょうか？
まずは段階的に少人数で進めています。使っている年齢も40～60代の社員が多いですし、今までにこういったツールを使ったことがある人も少ないためです。それもあって、まずはセキュリティ事業からスタートして、問題点などを明らかにしてから社内全体に展開しようと思っています。AOSの営業の方が説明会をしてくださいましたし、技術的な質問もエンジニアの方からすぐに回答があるので、サポート面では安心しています。

AOSデータルームをきっかけに保管体制を強固にしていきたい

Q.図面の管理は効率化されたでしょうか？
まだテスト段階なのではっきりとしたことは言えませんが、OCR機能の全文検索を使用したことで、効率化されてきていると感じています。ベテラン社員の中には、図面を探すのがものすごく早い社員もいますけどね(笑)。個人に依存しないようにはしたいですね。

Q.今後はどのようにAOSデータルームを使っていく予定でしょうか？
まだまだ使いこなせていない機能が多いですが、権限の割り振りをうまく使っていきたいと考えています。社員は日々の業務に追われていますので、この人は閲覧のみとか、この人はフォルダの作成権限があるとかをはっきりと、目に見えるような形にしておきたいです。権限を与えると利便性は上がりますがセキュリティ面では不安が残る。セキュリティ面を強化しつつ、業務効率があがるよう、うまく運用できる状況を今のうちに決めておきたいですね。もう一つは社内の仕組みと関連して、データにセキュリティレベルを付け、社内全体の保管体制を見直す為に使用していきたいです。最終的には全社導入が目標です。

＊　＊　＊

バーチャルデータルーム（VDR）とは？

ドキュメントをクラウドに保管して、安全に共有することを可能にしたVDR（バーチャルデータルーム）が幅広いビジネスの局面で活用されています。機密文書にウェブブラウザ経由でアクセス可能で、内部のみならず外部や海外とのやり取りにも使える、安全なドキュメント共有の手段として着目されています。VDRはクラウド上にバーチャルに構築されるデータルームです。データルームとはM&Aや投資案件のデューデリジェンスの際に売り手側が財務資料、顧客情報、営業情報などの情報を買い手側に対して開示する目的で、これらの資料をまとめた保管部屋のことです。紙ベースの情報を電子情報としてVDRに格納して共有する事で、複数の買い手との同時進行で、M&A業務の効率化とコスト削減のてめに使われ、株式譲渡のプロセスでのドキュメントレビューではなくてはならないツールとして利用されてきました。

デジタルトランスフォーメーション時代の㊙︎データ

ITの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に転換していくデジタルトランスフォーメーションが進んでいます。 デジタルトランスフォーメーションの時代に対応するために、我々が長い間、取り扱ってきた㊙︎データの取り扱いも日本の習慣、文化と共に大きき変わっています。
AOSデータルームを活用することで、機密性の高い㊙︎データを安全に共有することができます。バーチャルデータルームにより、企業の生産性は高まり、無駄なコストも大幅に削減できるという効果が様々な分野で現れています。バーチャルデータルームは、機密性の高いデータを取り扱うM&Aの分野で利用されてきましたが、デジタルトランスフォーメーションの進展に合わせ、M&A以外のあらゆる分野での利用ニーズが高まってきました。

M&A以外の分野でも活用される「AOSデータルーム」

近年のデータ量増大による生産性低下と既存ツールが必ずしも機密情報の共有に有効でないことから、M&A以外でのアプリケーションに対してVDRの持っている基本的な機能の有効利用を期待する企業ユーザが増えて来ました。現状では企業ユーザはVDRではなく、メールやDropboxなどの安価なコンシューマー向けアプリをセキュリティ面からの問題がありながらも使わざるを得ないという選択をしています。これは既存のVDRがM&A以外の用途では非常に使いにくく、高価格であるという背景があります。コンシューマ向けに開発されたクラウドファイル共有ソフトは一時的な共有に使うならともかく企業の機密情報をワークフローの中で取り扱うのには限界があります。特に社外や海外との機密情報共有の際の安全性に大きな懸念が残り、ドキュメント管理が難しく、リスクの大きさから結果的に限定的なドキュメント共有をするためのツールとして使うに留まっています。M&A以外の用途でも使いやすく、ドキュメント共有を安全に、より効率的に、そして低価格で導入できる次世代VDRが市場から望まれていました。

AOS データルームお問い合わせ先

Tel 03-5733-5790 平日9:00〜18:00
www.aos.com/dataroom


※「THE INDEPENDENTS」2018年11月号 - p26-27より