「鎧橋総合法律事務所「いつでも、どこでも、機密文書にセキュアな環境でアクセスできるのが便利です」」

AOSデータルーム

VDR AOSデータルーム

壁に耳、㊙データにVDR

【AOSデータルーム 導入事例】鎧橋総合法律事務所 「いつでも、どこでも、機密文書にセキュアな環境でアクセスできるのが便利です」

政府の「未来投資戦略2017」では裁判のIT化が議論されてきました。実際の弁護士事務所でのIT化も進んできていますが、まだまだ紙文化なのが現状です。今回はAOSデータルームを導入されて、IT化に取り組んでいる鎧橋総合法律事務所様の加藤弁護士にお話をお伺いいたしました。

2018年4月に開所したばかりのフレッシュな弁護士事務所

Q.はじめに事務所の概要を教えていただけますでしょうか？

弊所の立ち上げは2018年4月です。業務は企業法務がメインで、現在は4名の事務所です。私自身は一橋大学法科大学院終了後に瓜生・糸賀法律事務所、須藤綜合法律事務を経て６月に参画しました。

Q.弁護士事務所というと紙のイメージが多いのですが、実際はどうなのでしょうか？

比較的若い弁護士はデータ化された資料をパソコンで見ることが多いと思いますが、紙で読む弁護士の方も多いと思います。メールなどもプリントアウトしたりしますので。そうすると紙の保管場所を確保しなければならず事務所が手狭になっていくので、コンテナルームを借りている事務所もあります。今後のことを考えて、書類の保管については可能な限り電子化していこうと思っています。もっとも、電子化しても所内のネットワーク上の共有フォルダに入っている場合には所外から見ることができず、バックアップを取らければならないという不便さがあるので、そこに課題は感じていました。

AOSの安心感で導入を決めました

Q.AOSデータルームを導入される際は他社と比較されましたか？

VDRの存在は知っていましたし使った経験もあるのですが、導入に際しては他社との比較はしていません。AOSは弁護士協同組合の特約店ということや、フォレンジックでの実績も多数あるので安心感がありましたから。法務の現場を知っているというのは強いと思います。AOSデータルームは使い勝手が良く、ビューワーですぐに書類を見ることができるので、業務の効率も上がっています。ファイルを開くのはほんの少しの時間であっても、それがとても長く感じられるときはありますよね。

実際にどのような業務で使うことが多いでしょうか？

今は主に所内でのデータ共有です。弁護士・事務員とのデータのやり取りですね。1日中事務所にいることはほとんどありませんので、日々の業務がスムーズに回せるところからスタートしています。全文検索機能もありますし、OCRでPDFファイル内も検索できるのは助かっています。

フォルダ単位の権限付与、バージョン管理は弁護士事務所向きの機能

Q.今後の活用についてはどのようにお考えでしょうか？

複数の事務所が関わる共同案件や海外の案件ではかなり便利ではないかと思っています。共同案件の場合はメールを使うことが多いのですが、弁護士事務所は似たような名前の事務所が多くドメインも似ているので、誤ってメールを送信してしまうおそれがないとはいえません。CCに20人ぐらい入ることもあってセキュリティ面で不安も残りますし、結局すべてを見ることはできないので、後になって確認することになってメールの数が増えていくという悪循環になりがちです。その点、AOSデータルームであればフォルダ単位で閲覧権限を割り当てることもできますし、コメントも入れることができるのは便利ですね。人数が増えたときに重要なのはバージョン管理なのですが、メールだと最新版の管理が分かりにくくなってしまうことがあります。ファイル名に日時を入れたとしても、随時更新されていくファイルにリアルタイムでキャッチアップしていくのは不可能なので、バージョン管理の機能があるのはとてもありがたいです。弁護士事務所やほかの士業など向きの機能だと思います。

Q.やはりセキュリティ面は重要ということですね？

はい、もちろんそうです。弁護士という仕事柄セキュリティ面はかなり気を使っています。ファイルに透かし文字を入れる機能もありますし、ダウンロード権限も調整できるので安心して使うことができます。


＊　＊　＊

バーチャルデータルーム（VDR）とは？

ドキュメントをクラウドに保管して、安全に共有することを可能にしたVDR（バーチャルデータルーム）が幅広いビジネスの局面で活用されています。機密文書にウェブブラウザ経由でアクセス可能で、内部のみならず外部や海外とのやり取りにも使える、安全なドキュメント共有の手段として着目されています。VDRはクラウド上にバーチャルに構築されるデータルームです。データルームとはM&Aや投資案件のデューデリジェンスの際に売り手側が財務資料、顧客情報、営業情報などの情報を買い手側に対して開示する目的で、これらの資料をまとめた保管部屋のことです。紙ベースの情報を電子情報としてVDRに格納して共有する事で、複数の買い手との同時進行で、M&A業務の効率化とコスト削減のために使われ、株式譲渡のプロセスでのドキュメントレビューではなくてはならないツールとして利用されてきました。

デジタルトランスフォーメーション時代の㊙︎データ

ITの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に転換していくデジタルトランスフォーメーションが進んでいます。 デジタルトランスフォーメーションの時代に対応するために、我々が長い間、取り扱ってきた㊙︎データの取り扱いも日本の習慣、文化と共に大きき変わっています。
AOSデータルームを活用することで、機密性の高い㊙︎データを安全に共有することができます。バーチャルデータルームにより、企業の生産性は高まり、無駄なコストも大幅に削減できるという効果が様々な分野で現れています。バーチャルデータルームは、機密性の高いデータを取り扱うM&Aの分野で利用されてきましたが、デジタルトランスフォーメーションの進展に合わせ、M&A以外のあらゆる分野での利用ニーズが高まってきました。

M&A以外の分野でも活用される「AOSデータルーム」

近年のデータ量増大による生産性低下と既存ツールが必ずしも機密情報の共有に有効でないことから、M&A以外でのアプリケーションに対してVDRの持っている基本的な機能の有効利用を期待する企業ユーザが増えて来ました。現状では企業ユーザはVDRではなく、メールやDropboxなどの安価なコンシューマー向けアプリをセキュリティ面からの問題がありながらも使わざるを得ないという選択をしています。これは既存のVDRがM&A以外の用途では非常に使いにくく、高価格であるという背景があります。コンシューマ向けに開発されたクラウドファイル共有ソフトは一時的な共有に使うならともかく企業の機密情報をワークフローの中で取り扱うのには限界があります。特に社外や海外との機密情報共有の際の安全性に大きな懸念が残り、ドキュメント管理が難しく、リスクの大きさから結果的に限定的なドキュメント共有をするためのツールとして使うに留まっています。M&A以外の用途でも使いやすく、ドキュメント共有を安全に、より効率的に、そして低価格で導入できる次世代VDRが市場から望まれていました。

AOS データルームお問い合わせ先

Tel 03-5733-5790 平日9:00〜18:00
www.aos.com/dataroom


※「THE INDEPENDENTS」2018年10月号 - p28-29より