「＜AOSデータルーム 導入事例＞(株)町田新産業創造センター」

機密情報共有クラウドサービス

VDR AOSデータルーム

壁に耳、㊙データにVDR

【AOSデータルーム 導入事例】株式会社町田新産業創造センター

皆さんがご存知の働き方改革では、テレワークの活用、女性・高齢者の就労促進がうたわれています。
AOSデータルームを活用されている、株式会社町田新産業創造センターの平均年齢はなんと60歳以上で、テレワーク女性とのデータのやり取りも行われています。導入から活用までについてお話をお伺いしました。

設立5年、第3セクターのインキュベーション施設

Q.第3セクターのインキュベーション施設という形態ですが、町田新産業創造センター様の沿革、業務などを教えていただけますか？
設立は2013年の1月で、センターのオープンは同年4月です。出資は町田市が90％、町田商工会議所が5％、きらぼし銀行（旧八千代銀行）が５％。社長は町田副市長で、社長をのぞくと社員は7名です。業務としては、創業して間もない方や、今まで事業をされていて新分野に進出された方、これから創業したいと考えている方にご入居あるいはご利用していただいて、部屋を貸すだけではなく、事業支援をしています。

データのバックアップ、テレワークでのデータのやり取りのために導入

Q.インキュベーション施設でAOSデータルームを導入されるのは珍しいと思いますが、なぜ導入されたのでしょうか？
大きく2つあります。1つはデータの共有に使っているネットワークハードディスクのバックアップに使いたいということ。ファイル共有でいろいろな業務をやっていたのですが、当然ながら、いつ壊れるかわからないという不安がありました。RAID対応のNAS(ネットワークアタッチトストレージ)でリスクヘッジはしていたものの、クラウドにデータをバックアップすることを考えていました。もう1つはテレワークで働いている方とのデータ共有です。デザインやWeb関係をお願いしていたのですが、お母さんの介護のために月に1～2回くらいしか出社ができなくなってしまいました。外部から直接ハードディスクにアクセスするのもよくないので、どうしようか悩んでいたところに、入居者の方からAOSデータルームのことを教えていただいて、トライアルをしてみたという流れです。

平均年齢60歳以上でも導入はスムーズ

Q.導入に関してはスムーズに進んだのでしょうか？
実は弊社は社員の平均年齢が60歳以上で、パソコンが苦手な社員が多いんですよね。苦手な社員向けに専用マニュアルを作成して、社内講習会を開いて説明をしたところ比較的スムーズに利用できるようになりました。AOSデータルームは機能が豊富なところが特徴なのですが、苦手な人にはそれが重荷になってしまいます。 ですので、業務で使う部分だけに特化したマニュアルを作成しています。反対にパソコンに慣れている人には説明はほとんど不要でした。Outlookなどのソフトに画面が似ていますし、クリックしていくだけでなんとなくわかってきます。データの移行も半日ぐらいで終わっていますので、それほど負荷は感じなかったですね。

Q.利用してみてこれは良いという機能はありますか？
ファイルのプレビュー機能が便利ですね。チラシなどをIllustratorのデータでやり取りする際にソフトを立ち上げることなく中身を見ることができるので、スムーズに確認できます。

＊　＊　＊

バーチャルデータルーム（VDR）とは？

ドキュメントをクラウドに保管して、安全に共有することを可能にしたVDR（バーチャルデータルーム）が幅広いビジネスの局面で活用されています。機密文書にウェブブラウザ経由でアクセス可能で、内部のみならず外部や海外とのやり取りにも使える、安全なドキュメント共有の手段として着目されています。VDRはクラウド上にバーチャルに構築されるデータルームです。データルームとはM&Aや投資案件のデューデリジェンスの際に売り手側が財務資料、顧客情報、営業情報などの情報を買い手側に対して開示する目的で、これらの資料をまとめた保管部屋のことです。紙ベースの情報を電子情報としてVDRに格納して共有する事で、複数の買い手との同時進行で、M&A業務の効率化とコスト削減のてめに使われ、株式譲渡のプロセスでのドキュメントレビューではなくてはならないツールとして利用されてきました。

デジタルトランスフォーメーション時代の㊙︎データ

ITの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に転換していくデジタルトランスフォーメーションが進んでいます。 デジタルトランスフォーメーションの時代に対応するために、我々が長い間、取り扱ってきた㊙︎データの取り扱いも日本の習慣、文化と共に大きき変わっています。
AOSデータルームを活用することで、機密性の高い㊙︎データを安全に共有することができます。バーチャルデータルームにより、企業の生産性は高まり、無駄なコストも大幅に削減できるという効果が様々な分野で現れています。バーチャルデータルームは、機密性の高いデータを取り扱うM&Aの分野で利用されてきましたが、デジタルトランスフォーメーションの進展に合わせ、M&A以外のあらゆる分野での利用ニーズが高まってきました。

東京都オリンピック・パラリンピック準備局で採用

日本の商習慣や日本の文化に基づいて開発された、「AOSデータルーム」が、東京都オリンピック・パラリンピック準備局による「有明アリーナ管理運営事業者募集」に係る業務において採用されました。

AOS データルームお問い合わせ先

Tel 03-5733-5790 平日9:00〜18:00
www.aos.com/dataroom


※「THE INDEPENDENTS」2018年11月号 - p26-27より